L’organisation d’un événement d’entreprise de A à Z relève du parcours du combattant. Bien entendu, en faisant preuve d’un bon esprit d’équipe, tout est possible. L’idéal serait d’établir une check-list des choses à faire plusieurs mois avant l’événement. Pour bien organiser un événement professionnel, voici comment bien s’y prendre.
Prévoir tout le matériel nécessaire
La stratégie commerciale d’une société implique parfois l’organisation d’un événement spécial, comme une soirée d’entreprise. L’objectif est d’accueillir avec dynamisme et originalité les nouveaux membres de l’équipe. Souvent, les organisateurs d’événement professionnel d’envergure ont besoin d’une prestation audiovisuelle. C’est la solution ultime pour éviter les mauvaises surprises. Normalement, le prestataire sollicité dispose de tout l’équipement nécessaire. Du matériel de sonorisation professionnelle est indispensable au bon déroulement de l’événement. Il s’agit généralement du microphone (avec ou sans fil), des mélangeurs, des amplificateurs et des enceintes (ou subwoofer). Il faut prévoir un budget conséquent pour avoir ces matos de sonorisation. Heureusement qu’une solution alternative, moins coûteuse, existe : la location de matériel de sonorisation.
Pour bien animer un événement d’entreprise, la location des différents instruments de musique s’impose comme la solution idéale. En disposant d’un budget plus important, les organisateurs peuvent engager des animateurs, des musiciens ou encore des artistes. De quoi faire plaisir aux invités de prestige (de nouveaux collaborateurs ou fournisseurs). Étant donné que l’image de marque de son entreprise est en jeu, il faut être minutieux et travailler en équipe. La gestion de l’ensemble des matériels de sonorisation et de lumière doit être assurée par des experts qualifiés. Ils procèdent à des réglages techniques tout au long de l’événement pour garantir un son de qualité, sans oublier les couleurs de lumière adéquates. Ils sont capables de retransmettre l’événement en live sur internet en utilisant tout le matériel nécessaire.
Choisir un lieu adéquat en fonction du nombre d’invités
Une soirée d’entreprise constitue une occasion en or pour nouer des liens forts avec ses nouveaux collaborateurs. L’événement se déroule en différentes étapes. À un moment donné, certains des invités montent sur la scène pour parler aux participants. Il faut donc prendre en compte ce paramètre lors du choix du lieu. Logiquement, un petit restaurant n’est pas adapté pour accueillir beaucoup de monde. Les séminaires d’entreprise se déroulent souvent dans un manoir, un musée ou encore un château. En revanche, les soirées professionnelles peuvent être programmées dans un cabaret. L’ambiance est assurée d’y régner. Grâce à une prestation de captation vidéo, l’événement est d’autant plus animé.
Par ailleurs, le choix du lieu doit se faire en fonction du nombre d’invités. Les chiffres doivent être précis et non approximatifs. Mieux vaut connaître à l’avance les noms des personnes conviées au séminaire ou à la soirée. Les absents sont à exclure de la liste. Il arrive parfois que des invités attendus ne soient pas présents le jour-J. Pour mieux anticiper ce genre d’imprévu, il faut envoyer les invitations par mail. En cas d’absence de réponse, et cela, quelques jours après, mieux vaut mettre à jour la liste en y ajouter d’autres personnes. Lors de l’événement, il est vivement conseillé de le diffuser sur les réseaux sociaux. Il devient ainsi possible d’atteindre plus de monde.
